Początki wirtualnych biur

przez | 18 kwietnia, 2020

Każdy rodzaj rozpoczynanej działalności gospodarczej niesie za sobą wiele trudności i przeszkód w początkowym okresie. Jedną z takich przeszkód może być wysoki początkowy wkład potrzebny na rozruch firmy. Młody przedsiębiorstwa już od pierwszych dni po rejestracji firmy podlega obowiązkowym daninom na rzecz Państwa. Ponadto trzeba posiadać miejsce, w którym będzie wykonywana działalność. Powierzchnie biurowe charakteryzują się dużymi powierzchniami, które nie zawsze potrzebne są mikro przedsiębiorcom potrzebującym do wykonywania swojej pracy jedynie biurka i laptopa. Comiesięczna wysoka opłata za lokal może być zbyt dużym obciążeniem dla takich osób. W ich przypadku dobrą alternatywą będzie korzystanie z usług wirtualnego biura. Otóż, wirtualne biuro warszawa, to nie tylko okazja do zmniejszenia kosztów. Jest to również szansa dla osób z dużym kapitałem na dywersyfikację źródeł utrzymania. Założenie wirtualnego biura to możliwość rozkręcenia intratnego biznesu.  

Początki wirtualnych biur  

Idea wirtualnego biura wywodzi się ze Stanów Zjednoczonych. Powstała w latach 90tych XX wieku. Zrodziła się z konieczności zmniejszenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Głównie zależało im na zmniejszeniu kosztów powierzchni biurowych. Od tamtego casu idea działania wirtualnego biura mocno spowszedniała. Biura te działają już na terenie wielu krajów, między innymi w Polsce. Posiadają w swojej ofercie różne pakiety usług. Od wynajęcia adresu, przez księgowość, aż na reklamie kończąc. Istotną kwestią w działaniu biura wirtualnego jest jego adres, który jest udostępniany podczas rejestracji firmy. Adres powinien być prestiżowy, wskazujący na centralne położenie biura w mieście. Ma to wpływ na podjęcie przez klienta współpracy z danym biurem.  

Jaką rolę pełni wirtualne biuro 

Wirtualne biuro w Warszawie pełni rolę przede wszystkim dostawcy miejsca wykonywania działalności. Po nawiązaniu współpracy z biurem młody przedsiębiorca może używać swojego wirtualnego adresu w rejestrach przedsiębiorców, takich jak CEIDG czy KRS. W zależności czy zakładamy jednoosobową działalność gospodarcza czy jakiś rodzaj spółki. Udostępnieni adresu dla przedsiębiorcy jest dopiero początkiem usług jakie oferują wirtualne biura. Przedsiębiorcy mogą również liczyć na inne usługi takie jak: przechowywanie, skanowanie i porządkowanie przychodzącej korespondencji, obsługę połączeń przychodzących do firmy, doradztwo w sprawach związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych biura, obsługę spotkań biznesowych. Wirtualne biura oferują również możliwość wynajęcia profesjonalnie urządzonego biura, lub też salki konferencyjnej. Inne często czerpią zyski z freelancerów poprzez umożliwienie im coworkingu.  

Jakie branże korzystają z usług wirtualnych biur? 

Do branż korzystających z rozwiązań jakie dają wirtualne biura należą głównie branże zrzeszające freelancerów oraz mikro przedsiębiorców. Czyli osoby świadczące swoje usługi przez Internet. Takie osoby mogą fizycznie pracować z każdego zakątka na ziemi. Z wirtualnych biur mogą również korzystać osoby, które wynajmują mieszkania, a właściciel lokum nie zgodził się na założenie działalności pod tym adresem. W takiej sytuacji wirtualne biuro w Warszawie to idealne rozwiązanie. Szczególnie, że koszty w porównaniu do wynajęcia dużego biura są o wiele niższe. Z usług biura wirtualnego korzystają również tak zwani przedsiębiorcy mobilni, którzy większość czasu spędzają u klientów, a wirtualne biuro wykorzystują jedynie do odbioru korespondencji.  

Wirtualne biuro – jak założyć?  

Wirtualne biura mieszczą się przede wszystkim w centrach dużych miast. Nie jest problemem sprawdzić listę dostępnych najbliżej biur wirtualnych. Zanim podejmie się decyzję o nawiązaniu współpracy warto sprawdzić ofertę z każdego dostępnego wirtualnego biura.  

Przede wszystkim jaka lokalizację oferuje dane wirtualne biuro w Warszawie. Bywają i takie, że działają na terenie kilku miast. Wybierzmy ten, który znajduje się najbliżej nas. Dodatkowo, jeżeli wykonywane działania w ramach firmy wiążą się ze sporadycznymi spotkaniami z klientami, to mimo wszystko lepiej zaprosić ich do salki konferencyjnej lub biura niż do kawiarni. Najważniejszy jest jednak dostęp do asystenta. Najczęściej do wirtualnego biura będzie docierała korespondencja. Dobrze móc skorzystać z możliwości przekierowania korespondencji. Tacy asystenci również mogą skanować dokumenty, obsłużyć klientów czy wystawić fakturę. Same plusy, bez konieczności ponoszenia kosztów zatrudnienia takiego pracownika.  

Koszty wynajęcia wirtualnego biura 

Najczęstsze pytanie zadawane w związku z wynajęciem wirtualnego biura w Warszawie to, jaki jest koszt jego wynajęcia. Cena niestety zależy od wielu zmiennych. Najtaniej wyniesie nas jedynie możliwość wykorzystywania wirtualnego adresu. Lecz i w tym przypadku ceny mogą się różnić w związku z lokalizacją oraz standardem biura. Cena rośnie wraz z wyborem dodatkowych pakietów. W dalszej kolejności oferowane jest możliwość umieszczenia loga na zewnątrz budynku oraz odbiór korespondencji wraz z segregacją oraz przekierowaniem. I tak z dodatkowymi usługami rośnie cena wynajmu biura wirtualnego. Jednakże wybierając te usługi z wyższymi pakietami możliwości, koszty prowadzenia działalności będą o wiele niższe niż w przypadku wynajęcia lokalu w centrum miasta.  

Reasumując, każdy kto ma nadmiar gotówki i myśli o reinwestycji, może poważnie się zastanawiać nad tego rodzaju możliwością. Coraz więcej osób decyduje się na prace zdalna. Handel w Internecie kwitnie, a specjaliści pomagający w technicznej obsłudze sklepów internetowych stanowią “towar deficytowy”. Będzie coraz więcej specjalistów na rynku chcących działać on-line, stąd zyski wygenerowane na wirtualnym biurze mogą przyjść stanowczo szybko. Oczywiście jak każdy biznes, posiadanie biura wiąże się z pewnym ryzykiem. Przewidywania analityków jednak są takie, że popyt na tego rodzaju usługi będzie jedynie rósł. Co za tym idzie popularność wirtualnych biur również. A co za tym idzie, zakładanie wirtualnych biur może okazać się intratnym biznesem, dającym możliwość reinwestycji oszczędności.